Mark Twain hatte Recht – und das gilt auch für Meetings. Wer ein Meeting einfach laufen lässt, ohne es vorzubereiten, steht am Anfang jedes Treffens wieder vor derselben Frage: Worüber sprechen wir eigentlich und was haben wir beim letzten Mal entschieden? Der Einstieg gelingt dann nicht, weil die Grundlage fehlt. Dabei ist die Lösung keine Raketenwissenschaft: ein gemeinsames Board, das große und kleine Themen sichtbar macht, in handhabbare Schritte aufteilt und das Gedächtnis des Teams nicht dem Zufall überlässt. Was komplex klingt, beginnt mit einer einzigen Karte.
Hierfür empfehlen wir das Tool!
Immer dann, wenn Meetings gut strukturiert laufen – zum Beispiel nach der Soziokratischen Meetingstruktur –, aber trotzdem das Gefühl bleibt: Themen gehen verloren, Entscheidungen sind schwer wiederzufinden, nicht alle kommen vorbereitet an. Oder wenn ihr eine einfache, transparente Möglichkeit sucht, Agendapunkte zu sammeln, zuzuordnen und nachzuverfolgen – ohne aufwändige Protokollsoftware.
Dieses Tool beschreibt weder, wie ihr ein Meeting leitet, noch wie ihr Entscheidungen trefft. Es beschreibt den Rahmen drumherum: die Vorbereitung, die Dokumentation und die Nachverfolgung. Damit schließt es eine Lücke, die viele Teams trotz guter Meetingkultur noch haben.
So funktioniert es gut!
Als Werkzeug empfiehlt sich ein Kanban-Board – zum Beispiel in Trello, MeisterTask, Stackfield oder Jira. Die Wahl des Tools ist zweitrangig; wichtig ist die Logik dahinter. Das Board bildet sowohl die Meetingstruktur als auch den laufenden Arbeitsstatus des Teams ab.
Die Board-Struktur
Das Board besteht aus mehreren Listen, die den Meetingablauf und den Arbeitsstatus des Teams spiegeln:
Meetingablauf – von Check-in bis Check-out nach der bekannten Struktur, ergänzt um den Punkt „Wer moderiert, wer protokolliert?" zu Beginn.
Doing-Themen – Themen, an denen das Team gerade aktiv arbeitet. Wer eine Karte aufruft, sieht sofort: Wer ist verantwortlich? Was ist der aktuelle Stand?
Spannungen/nächste Meetingthemen – hier landen neue Agendapunkte zwischen zwei Meetings. Wer ein Thema einbringen möchte, legt einfach eine neue Karte an – mit dem eigenen Gesicht drauf und einem Label, das kennzeichnet, was das Team dazu braucht: Information, Resonanz oder Entscheidung. So weiß die moderierende Person beim nächsten Meeting sofort, was geplant ist – und alle anderen können sich vorbereiten.
Backlog – Themen, die irgendwann relevant werden könnten, für die aber gerade keine Zeit oder Energie da ist. Sie warten bis jemand sie aufgreift und in Doing verschiebt.
Beschlüsse – wichtige Entscheidungen, die schnell auffindbar bleiben sollen, ohne die Volltextsuche bemühen zu müssen.
Weggeschafft – fertig bearbeitete Themen. Das bewusste Verschieben einer Karte mag wie ein kleines Detail klingen – aber das sichtbare Abschließen von Themen tut dem Team gut.
Agendaplanung zu Beginn des Meetings
Beim Schritt „Organisieren" zu Beginn eines Meetings zieht die Gruppe die Karten aus der Spannungs-Liste in die gewünschte Reihenfolge. Alle sehen: Das sind unsere Themen. Das ist die Reihenfolge. Das wird von mir erwartet. Kein Überraschungsmoment, keine unvorbereiteten Gesichter.
Karten als lebendes Protokoll
Der eigentliche Clou liegt in den einzelnen Karten. Eine Karte ist kein Post-it (auch wenn Kanban-Boards ursprünglich mit Post-its erstellt wurden) – sie ist ein lebendes Dokument. Darin steht, worum es geht, wer verantwortlich ist, was im Meeting besprochen wurde, welche Resonanzen geäußert wurden und welcher Konsent am Ende stand. Datum und Zeitstempel sind automatisch dabei.
Das bedeutet: Wer im Meeting nicht dabei war, kann nachlesen. Wer sich an eine Entscheidung von vor drei Monaten erinnern möchte, tippt ein Stichwort in die Volltextsuche und findet die Karte – inklusive allem, was damals gesagt wurde.
Darauf musst Du achten!
Das Board funktioniert nur, wenn alle es wirklich nutzen – nicht nur die moderierende Person oder die Teamleitung. Das klingt selbstverständlich, ist es aber nicht. Wenn Themen nach wie vor nur mündlich angemeldet werden oder Protokolle außerhalb des Boards landen, verliert das System seinen Wert.
Der Aufbau braucht am Anfang etwas Zeit und Einigung im Team: Welche Listen brauchen wir? Wie detailliert protokollieren wir in den Karten? Welche Labels nutzen wir? Diese Fragen sind es wert, einmal gemeinsam beantwortet zu werden – dann läuft der Rest fast von selbst.
Eine praktische Empfehlung aus der Erfahrung: Gerade die Labels für den Typ eurer Themen (Information/Resonanz/Entscheidung) sind Gold wert. Sie ersparen die Frage danach, was erreicht werden soll, zu Beginn jedes Agendapunkts und machen das Meeting von Anfang an effizienter. Wer schon weiß, was von ihm erwartet wird, kommt anders in ein Thema hinein.
Und noch etwas: Archivierte oder abgeschlossene Karten sind kein Ballast – sie sind das institutionelle Gedächtnis eures Teams. Behandelt sie entsprechend. Die Volltextsuche ist dabei euer bestes Werkzeug.
So unterstützen wir Dich
Das System einmal aufzusetzen und das Team darauf einzuschwören, ist nicht immer ganz einfach. Gerne unterstützen wir Dich vorbereitend im Coaching oder Dich und Dein Team in einer Teamentwicklung.
Dies empfehlen wir Dir zusätzlich
Dieses Tool ist die direkte Ergänzung zur Soziokratischen Meetingstruktur – dort wird erklärt, wie ein Meeting abläuft; hier, wie es vorbereitet und dokumentiert wird. Wer noch nicht mit der Meetingstruktur vertraut ist, schaut dort zuerst. Für die Entscheidungsprozesse innerhalb der Meetings empfehlen wir Entscheidungen im Konsent treffen. Und wer verstehen möchte, was überhaupt auf die Agenda gehört, findet im Tool Tensions den passenden konzeptionellen Rahmen.
Weiterführende Infos zu Kanban-Tools, die sich für diesen Einsatz eignen:
- Trello (einfach, visuell, kostenlos nutzbar)
- MeisterTask (deutschsprachig, DSGVO-konform)
- Stackfield (deutsches Tool, besonders für sensible Teamdaten geeignet): https://www.stackfield.com/de
Sicherlich gibt es aber auch in Deiner Organisation bereits Kanban-Lösungen wie Jira, den Microsoft Planner oder ein anderes Tool.