Wer das kennt: Ein Kind hat sich eine Situation ganz klar vorgestellt – und wenn sie anders kommt, bricht eine Welt zusammen. Als Erwachsene haben wir besser gelernt, damit umzugehen. Wirklich gelassen sind wir aber auch nicht. Die Forschung zum sogenannten „Psychological Contract" (Rousseau, 1989; Robinson & Morrison, 2000) zeigt auch bei Erwachsenen: Unerfüllte Erwartungen in der Zusammenarbeit führen zu Frustration, sinkendem Engagement und im schlimmsten Fall zu Konflikten – unabhängig davon, ob diese Erwartungen je explizit ausgesprochen wurden. In der Praxis zeigt sich immer wieder, wie viel Energie darin steckt, sich übereinander aufzuregen – anstatt miteinander über Erwartungen zu sprechen. Praktizierst Du explizite Erwartungsklärung in Deinem Job? Falls nicht, ist dieses genau das richtige Tool für Dich.
Hierfür empfehlen wir das Tool!
Transparenz in den gegenseitigen Erwartungen ist fundamental für die Zusammenarbeit im Team und in der Führungsarbeit. Sie liefert die Grundlage dafür, dass Rollen und Verantwortungen geklärt und Differenzen bearbeitet werden können, bevor sie in Missverständnissen und Konflikten münden. Immer dann, wenn Du das Gefühl hast, dass ihr aneinander vorbei arbeitet, dass irgendwie Sand im Getriebe ist oder dass es besser laufen könnte, lohnt sich die Erwartungsklärung.
So funktioniert es gut!
Kern der Methode ist, dass ihr euch gegenseitig die folgenden Fragen beantwortet. Dazu ist eine gewissenhafte Vorbereitung Pflicht! Eine Erwartungsklärung funktioniert nicht spontan, sondern braucht Zeit, Ruhe und Mut, damit die wichtigen Themen auch wirklich auf den Tisch kommen. Dies sind die vier Kategorien:
Was ich von Dir erwarte...
Hier benennt jeder von euch seine/ihre Wünsche an die andere Person. Es geht hier um das, was euch wirklich wichtig ist. Wenn ihr das Gefühl habt "Das darf ich nicht ansprechen", solltet ihr genau das tun. Fühlt es sich zu gewagt an, holt euch eine erfahrene Moderation dazu. Wenn ihr hier nicht die relevanten Themen äußert, bleibt der anschließende Austausch deutlich hinter seinem Potenzial zurück.
Was ich nicht von Dir erwarte...
Hier geht es um sogenannte Erlaube. Was darf Dein gegenüber gerne weiterhin tun, muss es aus Deiner Perspektive aber gar nicht. Ziel ist es, Themen zu finden, mit denen Du Dein Gegenüber entlasten kannst. Wenn ein Mitarbeitender seiner Chefin gegenüber hier notiert "Ich erwarte nicht von Dir, dass Du mir bei allen Tätigkeiten über die Schulter schaust", so wäre dieser Wunsch in dieser Kategorie nicht richtig aufgehoben. Vermutlich will der Mitarbeitende ja sagen "Bitte höre auf mit Micromanagement". Dieser Wunsch gehört in Kategorie 1! Passender wäre hier etwas wie "Ich erwarte nicht von Dir, dass Du mich fragst, ob ich mit meinen Aufgaben zurechtkomme." Die Aussage in dieser Kategorie ist damit: "Du darfst mich gerne weiterhin fragen, aber Du kannst mir vertrauen, dass ich mich schon melde, wenn ich Unterstützung brauche oder überfordert bin".
Ja, wir legen hier die Worte auf die Goldwaage, aber wenn wir eine echte Klärung erzielen wollen, braucht es Präzision!
Was Du von mir erwarten kannst...
Hier definierst Du Deine Versprechen an Dein Gegenüber. Aufgepasst, mache hier keine Zusagen, die Du nicht halten kannst. Versprichst Du hier etwas, so musst Du Dir sicher sein, dies im Zweifel auch einhalten zu können (und zu wollen). Erneut braucht es hier viel sprachliche Präzision (und Du ahnst spätestens jetzt vermutlich, warum eine gute Vorbereitung essenziell ist). Manche Führungskräfte sagen hier etwas wie "Meine Tür steht immer offen!". Das ist zwar aller Ehren wert, im Alltag aber nicht wirklich umsetzbar. Definiere lieber Zeitfenster, zu denen Deine Tür wirklich offen steht oder verspreche, dass man Dich jederzeit ansprechen darf, wenn Deine Bürotür offen ist (dass Du aber konzentriert arbeitest und Deine Ruhe brauchst, wenn sie mal verschlossen ist). Der Satz in Klammern führt uns dann direkt auch zur Kategorie 4...
Was Du nicht von mir erwarten kannst...
Definiere hier Deine Grenzen. Wofür fühlst Du Dich nicht verantwortlich? Was magst oder kannst Du nicht zusagen? Welche Erwartungen, die Du nicht erfüllen kannst, spürst Du beim Gegenüber. Gemeint ist etwas wie "Du kannst nicht von mir erwarten, dass ich immer sofort im Bilde zu Deinen aktuellen Aufgaben bin. Wenn Du tief in ein Thema mit mir einsteigen willst, brauche ich Kontext und/oder Vorbereitungszeit".
Tauscht euch nun zu den vier Kategorien aus
Es ist bereits ein Großteil geschafft, wenn Du Dir Deiner eigenen Wünsche, Erlauben, Versprechen und Grenzen in Bezug auf eine andere Person klar geworden bist. Das Herzstück des Tools liegt aber im Austausch. Bringt nun Wünsche und Erlauber der einen Partei in Abgleich mit Versprechen und Grenzen der anderen Partei und umgekehrt. An vielen Stellen werdet ihr Übereinstimmungen feststellen. Wunderbar, so soll es sein. Die Musik liegt dann in den Differenzen. Nun liegen die Knackpunkte eurer Zusammenarbeit auf dem Tisch und ihr könnt in die Lösungs- und Kompromisssuche gehen. Falls Du hierbei Unterstützung brauchst, nimm gerne Kontakt mit uns auf.
Darauf musst Du achten!
Die Erwartungsklärung lässt sich am einfachsten zu Beginn einer Zusammenarbeit nutzen, wenn die Bedingungen noch (einigermaßen) frei verhandelt werden können. Sollten sich bereits erste Irritationen, Missverständnisse und Enttäuschungen in der Zusammenarbeit eingeschlichen haben, helfen auch hier die vier Fragen unterschiedliche Wünsche und Erwartungen transparent zu machen und die Ursachen für die Spannungen offen zu legen.
Wichtig ist an dieser Stelle, dass zunächst einmal die Erwartungen aller Beteiligten als legitim gewürdigt werden, bevor ihr euch um gemeinsame Kompromisse und Lösungen bemüht.
Führst Du die Erwartungsklärung mit einem Mitarbeiter/einer Mitarbeiterin durch (was wir Dir sehr ans Herz legen möchten), so solltest Du besonders darauf achten, dazu zu ermutigen, dass alle relevanten Aspekte auf den Tisch gelegt werden. Für Mitarbeitende ist es zu Anfang sehr gewöhnungsbedürftig, Dir zu sagen, wo ihre Grenzen liegen oder was sie von Dir erwarten. Es kann sein, dass Du in der ersten Erwartungsklärung deutlich mehr Gesprächsanteile hast. Macht nichts! Wenn Du gut mit den paar Wünschen, die dann doch geäußert werden, umgehst und die Mitarbeitenden merken a) da tut sich tatsächlich etwas in der Zusammenarbeit und b) es ist nicht schlimm, wenn ich klar sage, was mir wichtig ist, dann wird die nächste Runde der Erwartungsklärung schon deutlich gleichwertiger in Bezug auf die Gesprächsanteile ausfallen. Was Du hier tust, ist Kulturveränderung - und die braucht bekanntlich Zeit.
So unterstützen wir Dich
Die Erwartungsklärung braucht im Prinzip keine Übung, aber die richtige Haltung. Wenn Du Dich diesbezüglich justieren magst oder Dir eine Moderation des Formats mit einem Mitarbeiter/einer Mitarbeiterin wünschst, sprich uns an. Wir helfen gerne!
Dies empfehlen wir Dir zusätzlich
Du findest unter unseren Tools ein weiteres Format der Erwartungsklärung, das Du Dir einmal anschauen kannst. Gemeint ist das Format Start-Stop-Continue-Improve. Beide Format funktionieren, bieten sich aber für unterschiedliche Situationen an. Das hier beschriebene geht in der Regel deutlich tiefer und eignet sich daher vor allem für 1:1-Klärungen mit Mitarbeitenden, eigenen Vorgesetzten, Kolleg:innen oder externen Schnittstellenpartnern (wenn es die Beziehungsqualität zulässt). Lies auf jeden Fall einmal in unser anderes Tool rein, um ein Gefühl dafür zu bekommen, welchen Format Dir mehr liegt.